eUrzędnik. Cyfrowy obieg, który nie wychodzi z instytucji.

Wyobraź sobie zwykły poniedziałek: na biurku 14 pism, kilka maili z wnioskami, jeden skan z poczty. Połowa z nich powinna była być załatwiona w piątek, druga połowa lada chwila przekroczy 30-dniowy termin z Kodeksu Postępowania Administracyjnego (KPA). Kierownik dzwoni i pyta o sprawę nr 123/2026 — a Ty nie pamiętasz, gdzie ostatnio leżał ten dokument.

Moduł Dokumenty kończy z tym chaosem. Każde pismo wchodzące i wychodzące przechodzi przez ten sam, widoczny dla wszystkich tor: szkic → akceptacja przełożonego → podpis → archiwum. System sam liczy terminy ustawowe (14, 30, 60 dni z KPA) i pokazuje, co się pali. Klasyfikacja JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt — czyli kategoryzacja akt urzędowych) odbywa się automatycznie — AI proponuje numer, Ty potwierdzasz jednym kliknięciem.

Dokument otwierasz wprost w Wordzie albo w przeglądarce (OnlyOffice / Collabora) — bez pobierania na pulpit, bez tworzenia wersji „ostatecznej-final-2-poprawionej.docx”. Każda edycja zostaje zapisana z autorem i datą. Podpis kwalifikowany (PAdES — standard polskiego podpisu elektronicznego osadzonego w PDF) nakładasz przyciskiem, bez przepinania karty z czytnikiem.

Co dwa miesiące Twój zastępca obowiązkowo eksportuje sprawy archiwalne do formatu PDF/A — formatu wymaganego przez Archiwum Państwowe. System robi to automatycznie, jednym kliknięciem dla wszystkich spraw kategorii A. Skany przesłane z poczty są OCR-owane (system odczytuje tekst z obrazu) i od razu można je wyszukiwać. Kosz przechowuje usunięte dokumenty z retencją zgodną z RODO art. 17 — i sam je usuwa po terminie.